قبل وصول المعدات
يبدأ يوم التجهيز باتصال مع مسؤول المكان وتأكيد بوابة التحميل والمساحة الفارغة. تدخل وحدات البنية أولاً، ثم الكهرباء والإضاءة، ثم الأثاث واللمسات الأخيرة. هذا الترتيب يمنع نقل الكراسي مرات عدة أو تمديد كابل بعد اكتمال الصفوف. لكل مرحلة قائد يعرف القائمة ووقت الفحص، وتوثق التغييرات التي يطلبها العميل في الموقع.
الفحص والتسليم
قبل الاستقبال نجري جولة من باب الضيف إلى التسجيل ثم المقاعد والمنصة والخروج. نختبر المشاهد الضوئية والصوت الأساسي إن كان ضمن النطاق، ونحدد من يملك صلاحية التعديل أثناء البرنامج. خطة التفكيك تُراجع مبكراً أيضاً، لأن للمكان وقت إغلاق ومصعداً مشتركاً ومساراً يجب أن يبقى مفتوحاً.
أبعاد فعلية لا تقدير بصري.
دخول وتركيب وحركة آمنة.
قائمة وتسليم وتوقيت تفكيك.
يتلقى ممثل العميل شرحاً مختصراً لما يمكن تعديله أثناء الفعالية وما يحتاج حضور فني. إذا ظهر تعارض مع قواعد المكان أو سلامة الحركة، نتوقف ونقترح بديلاً قابلاً للتنفيذ. الهدف أن يعرف كل طرف ما تم تركيبه ومن يتولى تشغيله ومتى يعود الفريق للفك.
بعد الحدث تُراجع القطع في الموقع قبل تحميلها، وتُسجل الملاحظات التي قد تحسن الترتيب التالي. لا نترك عبوات أو شرائط أو كابلات صغيرة في المساحة، ونسلم نقطة التحميل لمسؤول المكان بعد خروج آخر صندوق.