قبل وصول المعدات
لا يبدأ توزيع الأثاث بعدد الكراسي فقط. نراجع نوع الجلسة، زمنها، نقاط التسجيل والضيافة، احتياج أصحاب الحركة المحدودة ومسار فريق المكان. يمكن أن يتطلب اللقاء صفوفاً منتظمة، مجموعات نقاش، أو خليطاً بين جلوس مرتفع ومنخفض. نحدد المقاسات الفعلية حتى لا يبدو المخطط واسعاً ثم يضيق عند وصول القطع.
الفحص والتسليم
تصل القطع بعد عدها وفحص حالتها، وتوزع وفق مخطط بسيط يمكن تعديله قبل الاعتماد. نحافظ على الممرات ومخارج الطوارئ ولا نغلق لوحة كهرباء أو باب خدمة. عند التسليم نسجل الكمية ومواقع القطع الرئيسية، وبعد الفعالية يجمع الفريق الأثاث من دون سحبه على أرضية حساسة أو إعاقة خروج الضيوف.
أبعاد فعلية لا تقدير بصري.
دخول وتركيب وحركة آمنة.
قائمة وتسليم وتوقيت تفكيك.
يتلقى ممثل العميل شرحاً مختصراً لما يمكن تعديله أثناء الفعالية وما يحتاج حضور فني. إذا ظهر تعارض مع قواعد المكان أو سلامة الحركة، نتوقف ونقترح بديلاً قابلاً للتنفيذ. الهدف أن يعرف كل طرف ما تم تركيبه ومن يتولى تشغيله ومتى يعود الفريق للفك.
بعد الحدث تُراجع القطع في الموقع قبل تحميلها، وتُسجل الملاحظات التي قد تحسن الترتيب التالي. لا نترك عبوات أو شرائط أو كابلات صغيرة في المساحة، ونسلم نقطة التحميل لمسؤول المكان بعد خروج آخر صندوق.
